Je koppelt HubSpot en Dynamics 365 op drie manieren: met de Microsoft Dynamics 365-app van HubSpot uit de App Marketplace, via een integratieplatform zoals Power Automate of Make, of met maatwerk via de API's. Voor de meeste bedrijven is de standaard-app het beste startpunt.
Het meeste werk zit niet in de techniek, maar in de afspraken: welk systeem is leidend voor welk gegeven, hoe voorkom je dubbele records en wat gebeurt er bij een conflict.
Wanneer koppel je HubSpot en Dynamics 365?
Een koppeling is zinvol als beide systemen een duidelijke eigen taak hebben. De situaties die we het vaakst tegenkomen:
- Marketing in HubSpot, sales of service in Dynamics 365. Marketing wil de formulieren, e-mail en lead-scoring van HubSpot, terwijl verkoop en service al in Dynamics werken.
- Sales in HubSpot, orders en financiën in Dynamics 365. De commerciële kant draait op HubSpot, de orderafhandeling en facturatie in een Dynamics-omgeving.
- Een overstap in fases. Tijdens een migratie draaien beide systemen een tijd naast elkaar en moet de data gelijk blijven.
Doen beide systemen grotendeels hetzelfde, dan is een koppeling vaak duurder en ingewikkelder dan kiezen voor één platform. Twijfel je daarover? Lees dan eerst HubSpot vs. Dynamics 365.
De drie manieren om te koppelen
| Manier | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|
| Standaard-app van HubSpot | Gangbare objecten zoals bedrijven, contacten, deals en activiteiten, in één of twee richtingen | Eigen veldkoppelingen vragen Data Hub. Minder vrijheid in uitzonderlijke logica |
| Integratieplatform (bijvoorbeeld Power Automate of Make) | Specifieke stromen, zoals een gewonnen deal die een order aanmaakt | Je bouwt en onderhoudt de logica zelf. Foutafhandeling en monitoring niet vergeten |
| Maatwerk via de API's | Complexe datamodellen, grote volumes of logica die nergens in past | Meeste flexibiliteit, maar ook het meeste onderhoud en afhankelijkheid van een ontwikkelaar |
Ons advies: begin met de standaard-app en vul alleen aan met een integratieplatform of maatwerk waar het proces dat echt vraagt.
Wat synchroniseert de standaard-app?
Volgens de documentatie van HubSpot (peildatum oktober 2026) koppelt de Microsoft Dynamics 365-app onder meer:
- Bedrijf met account, contact met contactpersoon en lead, en deal met opportunity.
- Producten, orders en afspraken.
- Notities, taken, e-mails en gesprekken.
- Custom objects met entiteiten in Dynamics.
Per object kies je één of twee richtingen. Verder geldt: Dynamics 365 moet in de cloud draaien op een dynamics.com-domein, de koppelingsgebruiker heeft lees- en voor tweerichtingsverkeer ook schrijfrechten nodig, en je kunt maximaal twee Dynamics-omgevingen koppelen. Controleer de actuele voorwaarden in de kennisbank van HubSpot voordat je begint.
Valkuilen die we in de praktijk zien
- Geen leidend systeem per gegeven. Als beide systemen hetzelfde veld mogen wijzigen, overschrijven ze elkaar. Leg per object en per veld vast welk systeem de bron is.
- Dubbele records. Bepaal vooraf waarop records worden gematcht, zoals het e-mailadres voor contacten en het domein voor bedrijven, en schoon dubbelingen op vóór de eerste synchronisatie.
- Lead is niet hetzelfde als lead. Dynamics kent een aparte lead-entiteit, HubSpot werkt met de levenscyclusfase van een contact. Spreek af wat er gebeurt bij kwalificatie en conversie.
- Keuzelijsten die niet gelijk zijn. Een branche, status of land met andere waarden in beide systemen geeft synchronisatiefouten of lege velden.
- Eigenaren. Gebruikers moeten in beide systemen te herkennen zijn, anders komen records zonder eigenaar binnen.
- Marketingcontacten. Synchroniseer je alle contacten uit Dynamics naar HubSpot, dan kan je Marketing Hub-factuur stijgen. Bepaal welke contacten echt marketing ontvangen. Zie ook wat HubSpot kost.
- Toestemming en afmeldingen. Zorg dat een afmelding in het ene systeem ook in het andere systeem wordt gerespecteerd.
Stappenplan in vijf stappen
- Doel en scope. Welk proces moet beter lopen, en welke objecten zijn daarvoor nodig? Begin klein.
- Datamodel en eigenaarschap. Leg per object en veld de richting, het leidende systeem en de matchregel vast.
- Data opschonen. Ruim dubbelingen en verouderde records op en trek keuzelijsten gelijk.
- Testen. Test met een kleine set records, bij voorkeur in een sandbox of testomgeving, inclusief conflicten en verwijderingen.
- Live en bewaken. Zet de koppeling aan, controleer de eerste weken dagelijks de synchronisatiefouten en spreek af wie ze oplost.
Ga je ook data overzetten? Gebruik dan de CRM-migratie checklist.
Wat kost een koppeling?
De kosten bestaan uit drie delen: eventuele extra licenties (zoals Data Hub voor eigen veldkoppelingen, of een integratieplatform), de inrichting en het testen, en het beheer daarna. Hoeveel werk de inrichting is, hangt vooral af van het aantal objecten, de richting van de synchronisatie, de staat van je data en hoeveel maatwerk het proces vraagt.
Veelgestelde vragen
Kun je HubSpot koppelen met Microsoft Dynamics 365?
Ja. HubSpot biedt in de App Marketplace een eigen Microsoft Dynamics 365-app die onder meer bedrijven, contacten, deals, producten en activiteiten synchroniseert, in één of twee richtingen. Daarnaast kun je koppelen via een integratieplatform of met maatwerk via de API's van beide systemen.
Is de koppeling tussen HubSpot en Dynamics 365 gratis?
Volgens HubSpot is de Dynamics 365-app beschikbaar voor alle abonnementen. Voor eigen veldkoppelingen (custom field mapping) is wel Data Hub nodig, en workflows op deals vragen een Professional- of Enterprise-abonnement. Daarnaast betaal je voor de inrichting en het testen.
Synchroniseert de koppeling in twee richtingen?
Dat kies je per object: in één richting of in twee richtingen. Voor tweerichtingsverkeer heeft de koppelingsgebruiker in Dynamics 365 lees- en schrijfrechten nodig op elk recordtype.
Kan ik HubSpot ook koppelen met Dynamics 365 Business Central?
De app van HubSpot richt zich op een cloudomgeving van Dynamics 365 op een dynamics.com-domein. Voor Business Central zijn er aparte koppelingen van andere leveranciers in de HubSpot Marketplace, of je koppelt via een integratieplatform. Controleer per optie welke gegevens precies meegaan.
Moet ik niet gewoon kiezen tussen HubSpot en Dynamics 365?
Soms wel. Een koppeling is zinvol als beide systemen een duidelijke eigen taak hebben, bijvoorbeeld marketing in HubSpot en orders of service in Dynamics 365. Doen ze grotendeels hetzelfde, dan is één systeem vaak goedkoper en eenvoudiger.